Koncepcja zarządzania wspólnotą mieszkaniową

I. Kontakt z mieszkańcami i załatwianie spraw mieszkańców

Istotną sprawą w działalności naszej firmy jest to, by zarządca-administrator nieruchomości był przede wszystkim osobą znaną i mile widzianą przez właścicieli nieruchomości. Bezpośredni kontakt z mieszkańcami owocuje nie tylko dobrą współpracą pomiędzy wspólnotą mieszkaniową, a zarządcą, ale również buduje zaufanie mieszkańców, którzy utwierdzają się w przekonaniu, że powierzyli kawałek swojej własności w dobre ręce. Dlatego uważam że, zarządca powinien aktywnie uczestniczyć w życiu wspólnoty razem z jej mieszkańcami.

Kontakt z mieszkańcami:

• osobisty
  w biurze zarządcy lub w biurze wspólnoty,
  w mieszkaniu właściciela jeżeli jest taka potrzeba
• telefoniczny
  w ciągu dnia w godzinach urzędowania,
  całą dobę w sytuacjach awaryjnych
• mailowy

Kwestia szybkości i sprawności załatwiania spraw poszczególnych mieszkańców zależy oczywiście od rodzaju sprawy. W sytuacjach które zależą wyłącznie od zarządcy, sprawy załatwiane są natychmiast, natomiast w sytuacjach innych zarządca przyjmuje sprawę do załatwienia i realizuje ją bez zbędnej zwłoki monitorując tok sprawy jeżeli jej załatwienie wymaga złożenia stosownych pism do innych instytucji lub przekazuje sprawę zarządowi wspólnoty jeżeli podjęcie stosownej decyzja leży w jego kompetencjach.

W przypadku rozpoczęcia współpracy, natychmiast po podpisaniu umowy ustalamy wspólnie z zarządem preferowany styl współpracy z mieszkańcami jak i z zarządem wspólnoty. Następnie w piśmie skierowanym do każdego mieszkańca informujemy o sposobach szeroko rozumianej współpracy.

W ramach naszej strony internetowej dostępne są już usługi umożliwiające szybkie zgłaszanie awarii i usterek drogą elektroniczną. W ramach dalszej rozbudowy panelu każdy mieszkaniec otrzyma konto za pomocą którego będzie się logował na naszej stronie i za jej pomocą będzie mógł sprawdzić swoje płatności, dyskutować na forum z innymi mieszkańcami oraz podać stany liczników wody.

Współpraca z zarządem wspólnoty:

• decyzyjność
  zarząd wspólnoty pisemnie wskazuje zarządcy osobę z zarządu wyznaczoną do tzw. ?pierwszego kontaktu" i decyzja podjęta przez tę osobę i przekazana zarządcy będzie dla niego wiążąca (oczywiście dotyczy to w szczególności spraw pilnych),
• spotkania
  systematycznie: robocze w terminach ustalonych,
  inne: o każdej porze jeżeli jest taka potrzeba
• raportowanie spraw finansowych i innych ? decyzja co do formy w gestii zarządu
• organizowanie i przygotowywanie zebrań wspólnoty
  zarządca na spotkaniu roboczym ustala z zarządem termin, miejsce i porządek zebrania a następnie przystępuje do zwołania zebrania w trybie ustawowym.

Nasza firma jest dla wspólnoty usługodawcą w szeroko pojętym znaczeniu i dostosowuje swoje działania do potrzeb i życzeń jej mieszkańców.

II. Zarządzanie kosztami i płynnością finansową wspólnoty

Powszechnie wiadomo, że zarządzanie kosztami i płynnością finansową wspólnoty należy do jednych z najważniejszych obowiązków zarządcy i zarządu wspólnoty.

Najważniejszą sprawą jest systematyczna kontrola kosztów utrzymania wspólnoty która w dalszej perspektywie powinna prowadzić do optymalizacji kosztów. Nasza firma, podobnie jak właściciele racjonalnie podchodzący do swojej własności, pojęcia optymalizacji kosztów nie pojmuje jako ich maksymalnego i bezwzględnego obniżania, gdyż może to doprowadzić do zaniedbań w kwestiach utrzymania nieruchomości w niepogorszonym stanie a także obniżenia jakości usług prowadzonych na rzecz nieruchomości.

Staramy się rozsądnie gospodarować kosztami racjonalnie planując i wybierając wszelkiego rodzaju usługi dla nieruchomości.

przeglądy, konserwacja i bieżące utrzymanie budynków i infrastruktury:

zarząd wspólnoty wspólnie z zarządcą podejmuje decyzję co do sposobu racjonalnego wydawania środków w tej kwestii, tj. np.:

• korzystanie z kilku firm które zajmują się różnymi branżami np.: elektryczna, hydrauliczna, gazowa itp.
• podpisanie umowy z firmą która zaoferuje kompleksowe usługi pogotowia technicznego.

W celu sprawowania pełnej kontroli nad usługami świadczonymi przez firmę każde zgłoszenie awarii powinno odbywać się w następującej kolejności:

?zgłaszający ? zarządca ? świadczący usługę"

W ramach naszej współpracy z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi techniczne, precyzyjnie ustalamy zakres obowiązków, napraw i kosztów z tym związanych, które zabezpieczą wspólnotę przed nieracjonalnym wydawaniem pieniędzy. Ponadto ustalamy maksymalny czas od zgłoszenia do podjęcia czynności naprawczych co zabezpieczy wspólnotę przed ewentualnymi następstwami awarii spowodowanymi długim oczekiwaniem na naprawę.

utrzymanie czystości i zieleni

Kolejnym ważnym kosztem jest sprzątanie nieruchomości i utrzymanie terenów zielonych.

I w tym przypadku można skorzystać z usług jednej firmy, która wykona prace kompleksowo, lub do usług sprzątania i do usług utrzymania terenów zielonych zatrudnić oddzielne firmy. Zazwyczaj zatrudnianie jednej firmy jest bardziej korzystne, o ile dysponuje ona odpowiednim personelem i sprzętem, a także jeśli oferuje usługi w pakiecie. Istotną rzeczą jest zapis w umowie precyzujący, kto i według jakich zasad będzie decydował o zakupach m.in. środków chemicznych do utrzymania czystości, a także roślin i nawozów dla nich. Istotna sprawą są również usługi związane z okresem zimowym (zakup soli i piasku) oraz inne prace tzw. ogrodowe, jak przycinanie czy nawadnianie zieleni.

Nasza firma korzysta z obydwu form w zależności od wielkości i specyfiki nieruchomości. Sprawę wyboru jednej firmy lub podzielenia usług na dwie firmy ustalamy zawsze wspólnie z zarządem po przeanalizowaniu ofert złożonych przez firmy oraz zasięgnięciu opinii na ich temat.

wywóz nieczystości

Po to aby zminimalizować koszty należy zadbać o zorganizowanie selektywnej zbiórki odpadów jeżeli jest możliwe wyznaczenie odpowiedniego miejsca na pojemniki do segregacji. Innym problemem mogącym powodować dodatkowe koszty jest wywóz odpadów wielkogabarytowych powstałych przy wyrzucaniu np. starych mebli i urządzeń, a także odpadów po remontach. Aby kosztów wywozu tych przedmiotów nie ponosiła cała wspólnota, można wprowadzić w regulaminie zapis, że właściciel, który wykonuje remont, jest zobowiązany do zorganizowania wywozu gruzu i odpadów na własny koszt. Poza tym możemy np. raz albo dwa razy w roku zorganizować wywózkę przedmiotów wielkogabarytowych i zbędnych. Jeśli akcja będzie prowadzona regularnie, z czasem mieszkańcy przyzwyczają się i będą korzystać z okazji do pozbycia się niepotrzebnych przedmiotów.

 

Na płynność finansową wspólnoty ma wpływ wiele czynników min. te o których pisałem wyżej ale też racjonalnie przygotowany plan finansowy i co najważniejsze regulowanie przez właścicieli na bieżąco należności z tytułu zaliczek miesięcznych, jak również rozliczeń międzyokresowych.

III. Działalność operacyjna wspólnoty

Nasza firma uważa, że zarządzanie działalnością operacyjną wspólnoty jest to wykonywanie wszystkich bieżących obowiązków wynikających z aspektów zarządzania nieruchomością, z podpisanej umowy o zarządzanie, a także ze specyfiki nieruchomości. Nałożone obowiązki wykonujemy a niektóre wymienione poniżej są uzgadniane i dostosowywane do życzeń zleceniodawcy , np.:

księgowość wspólnoty:

Nasza firma w ramach podpisanej umowy o zarządzanie nieruchomością na własny koszt prowadzi dla nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej Uważamy że prowadzenie ewidencji księgowej powinno być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zgodne z uchwałą właścicieli i jednocześnie być czytelne dla zarządu i poszczególnych członków wspólnoty. Kwestię raportowania i wzoru raportu uzgadniamy zawsze z zarządem wspólnoty.

płatności bieżące:

Uważamy że każde płatności powinny być zatwierdzane przez zarząd wspólnoty i realizujemy to w formie pisma do akceptacji, które zawiera wykaz płatności z podaniem faktur i kwot. Następnie płatności te są realizowane bądź w formie składanych przelewów do banku bądź w formie płatności elektronicznej (jeżeli zarządca posiada takowe uprawnienia nadane przez zarząd wspólnoty).

przeglądy techniczne budynku (roczne i pięcioletnie) wynikające z prawa budowlanego

Współpracujemy z doświadczoną firmą, która wykonuje przeglądy budowlane i w ramach współpracy nadzoruje i prowadzi także całą dokumentacje techniczną obiektu włącznie z dokonywaniem wpisów w książce obiektu budowlanego. Ceny usług świadczonych kompleksowo dla naszej firmy są znacząco niższe od tych proponowanych przez jednoosobowe firmy.

 

W swojej kilkunastoletniej działalności wypracowałem sprawdzone już metody działania i współdziałania z zarządami i właścicielami nieruchomości. Z uwagi na moje doświadczenie, uważam że z każdym problemem potrafię sobie poradzić i nie zaskoczy mnie żadna sytuacja.

Jako firma jesteśmy otwarci na nowe pomysły i przyjmujemy każdą uwagę lub sugestię mogącą poprawić i  usprawnić naszą pracę.

Mamy nadzieje że biorąc pod uwagę zmianę dotychczasowego zarządcy dokonacie państwo właściwego wyboru który spełni Wasze oczekiwania.

W razie pytań i proszę o kontakt:

Licencjonowany zarządca nieruchomości - Remigiusz Binkowski ?

     tel. 502-205-416

e-mail: biuro@administrujemy.eu